IT-Sicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei: Vertraulichkeit schützen, Schwachstellen im Blick behalten

it sicherheit rechtsanwaltskanzlei – für viele Partner und Kanzleimanager klingt das nach „klassischem IT-Thema“, das der Dienstleister oder das Systemhaus schon regeln wird. Gleichzeitig ist Ihr Kerngut als Kanzlei die Vertraulichkeit: Mandatsgeheimnis, sensible personenbezogene Daten und oft auch wirtschaftlich brisante Informationen.

Dieser Beitrag zeigt, wie die typische IT-Landschaft einer Kanzlei heute aussieht, welche branchentypischen Risiken bestehen und warum gerade Rechtsanwaltskanzleien verstärkt ins Visier von Angreifern geraten. Anschließend erläutern wir, wie Sie mit gezielter Schwachstellenüberwachung (Aha Radar) und praxisnahen Awareness-Schulungen (Aha Kompass) Ihre Kanzlei technisch und organisatorisch wirksam absichern – ohne Panikmache und ohne eigenes IT-Security-Team.

1. Warum IT-Sicherheit in der Kanzlei Chefsache ist

In kaum einer Branche ist der Schaden durch einen Sicherheitsvorfall so unmittelbar geschäftskritisch wie in der anwaltlichen Beratung:

Mandatsgeheimnis: Ein unbefugter Zugriff auf Akten oder E-Mails kann berufsrechtliche Konsequenzen haben und das Vertrauensverhältnis zu Mandanten dauerhaft zerstören.
DSGVO: Schon der Verlust weniger personenbezogener Datensätze kann meldepflichtig sein und Bußgelder nach sich ziehen.
Reputationsschaden: Bekannt gewordene Datenlecks oder Erpressungsversuche treffen die Glaubwürdigkeit einer Kanzlei ins Mark.

Zugleich richten sich über 80 % der Ransomware-Angriffe gegen kleine und mittlere Unternehmen, weil diese häufig schwächer abgesichert sind als Konzerne. Rechtsanwaltskanzleien fallen genau in dieses Beuteschema: viel vertrauliche Information, meist keine eigene IT-Abteilung.

Cybersicherheit in der Kanzlei ist deshalb keine rein technische Frage, sondern unmittelbarer Bestandteil Ihrer Berufspflichten und Haftungsrisiken.

2. Die typische IT-Landschaft einer Rechtsanwaltskanzlei

Viele Kanzleien verfügen über eine ähnliche Struktur – unabhängig davon, ob sie fünf oder fünfzig Mitarbeitende haben. Typischerweise finden sich:

Kanzleisoftware als Branchenlösung
Verwaltung von Mandanten, Fristen, Zeiterfassung und Abrechnung – häufig ergänzt um Schnittstellen zu beA, Buchhaltung oder DMS.
Digitale Akten & Dokumentenmanagement
Elektronische Akten, eingescanntes Posteingangsbuch, Schriftsätze, Gutachten, Vollmachten – oft zentral auf einem Server oder in der Cloud gespeichert.
E-Mail-Kommunikation mit Mandanten, Gerichten und Gegnern
Exchange- oder Microsoft-365-Postfächer, teils Hybridszenarien, dazu beA und ggf. EGVP für gerichtliche Kommunikation.
Diktier- und Spracherkennungslösungen
Lokale Diktatsoftware, mobile Diktier-Apps, teilweise Cloud-Transkriptionsdienste.
Homeoffice und mobiles Arbeiten
Zugriff auf Akten über VPN, Remote-Desktop, Teams/SharePoint, Cloud-Speicher wie OneDrive oder andere Lösungen.
Weitere Cloud-Dienste
Kollaborationstools, Terminbuchung, Mandantenportale, ggf. spezialisierte Fachsoftware (z. B. für bestimmte Rechtsgebiete).

All diese Systeme sind Teil Ihrer „IT-Sicherheit in der Branchenlösung“ – sie müssen im Zusammenspiel betrachtet werden. Ein veralteter Kanzleiserver oder eine unsichere Cloud-Freigabe kann das gesamte Mandatsgeheimnis in der IT gefährden.

3. Gefährliche Fehlannahmen in Kanzleien

In der Praxis begegnen uns immer wieder ähnliche Aussagen – verständlich, aber riskant:

„Unser IT-Dienstleister wird sich schon kümmern.“

Systemhäuser leisten viel: Sie betreiben Server, richten Arbeitsplätze ein, kümmern sich um Backups. Strategische Cybersicherheit ist jedoch häufig nicht Teil des Standardauftrags:

Kein systematisches Schwachstellenmanagement
Keine laufende Bewertung neuer Sicherheitslücken in Kanzleisoftware oder Cloud-Diensten
Keine kontinuierliche Awareness-Schulung der Mitarbeitenden

Ohne klar vereinbarte Zuständigkeiten entsteht eine gefährliche Lücke zwischen IT-Betrieb und IT-Sicherheit.

„Wir sind kein attraktives Ziel, wir sind doch klein.“

Zahlen zeigen das Gegenteil: Kleine und mittlere Unternehmen sind Hauptziel von Cyberangriffen, weil sie als leicht angreifbar gelten.
Für Kriminelle zählt nicht die Kanzleigröße, sondern:

Wie schnell lässt sich Geld erpressen?
Wie wertvoll sind die Daten?
Wie gering ist das Entdeckungsrisiko?

Eine spezialisierte Boutique-Kanzlei mit wenigen Partnern kann für Angreifer attraktiver sein als ein großer Betrieb mit professioneller IT-Abwehr.

„Wir haben einen Virenscanner und ein Backup – das reicht.“

Virenscanner und Backups sind wichtig, aber längst nicht ausreichend:

Moderne Angriffe umgehen signaturbasierte Virenscanner häufig.
Backups helfen nur, wenn sie getrennt aufbewahrt, regelmäßig getestet und im Ernstfall schnell wieder eingespielt werden können.
Ohne klare Prozesse zur Erkennung und Meldung von Vorfällen werden Angriffe oft erst bemerkt, wenn Daten bereits abgeflossen sind.

4. Typische Angriffswege auf Kanzleien – mit Praxisbeispielen

4.1 Phishing auf Partner und Sekretariat

Einer der häufigsten Einstiegswege sind Phishing-Mails:

angeblich dringende Mitteilungen eines Gerichts oder einer Behörde
vermeintliche beA-/Microsoft-365-Sicherheitswarnungen
gefälschte Nachrichten „vom Partner“ an das Sekretariat (CEO-Fraud)

Praxisbeispiel (vereinfacht):
Eine Mitarbeiterin im Sekretariat erhält eine E-Mail: „Wichtige neue Nachricht im beA – jetzt anmelden, Frist läuft!“ Der Link führt auf eine täuschend echte Login-Seite. Nach Eingabe von Zugangsdaten werden diese an Angreifer übermittelt. Diese nutzen die Daten, um später unbemerkt E-Mails mitzulesen und im Namen der Kanzlei zu schreiben.

Ohne geschulten Blick und klare Melderegeln („Stoppen – Checken – Melden“) werden solche Angriffe leicht übersehen.

4.2 Kompromittierte Exchange- / Microsoft-365-Postfächer

Viele Kanzleien setzen auf Exchange- oder Microsoft-365-Umgebungen. Werden Zugangsdaten abgegriffen oder unsichere Authentifizierungsverfahren verwendet, können Angreifer:

komplette Mandantenkommunikation mitlesen
Nachforderungen oder gefälschte Zahlungsanweisungen versenden
Passwortrücksetzungslinks für weitere Systeme abfangen

Praxisbeispiel:
Ein Partner nutzt dasselbe Passwort für seinen privaten E-Mail-Account und das Kanzleipostfach. Ein Datenleck beim privaten Anbieter wird öffentlich – mitsamt Passwort. Angreifer testen die Kombination auf gängigen Diensten und erhalten Zugriff auf das Kanzlei-Postfach. Von dort aus manipulieren sie Korrespondenz in laufenden Transaktionen.

Hier geht es nicht nur um Technik, sondern um sicheres Verhalten im Alltag.

4.3 Schwachstellen in Kanzleisoftware und Fachlösungen

Kanzleien nutzen oft spezialisierte Fachsoftware, die über Jahre im Einsatz ist. Hersteller veröffentlichen regelmäßig Sicherheitsupdates, weil neue Schwachstellen entdeckt werden.

Wird nicht oder nur verzögert aktualisiert, entstehen gefährliche Lücken:

Angreifer können über das Internet oder über präparierte Dokumente Schadcode einschleusen.
Alte Server- oder Datenbankversionen bieten bekannte Einfallstore.
In seltenen Fällen werden Branchenlösungen gezielt angegriffen, wenn dort eine kritische Schwachstelle publik wird.

Praxisbeispiel:
Ein Hersteller veröffentlicht ein Sicherheitsupdate für eine weit verbreitete Kanzleisoftware. Es schließt eine Lücke, über die Angreifer Dateien verschlüsseln oder Daten exfiltrieren könnten. Die Information geht im allgemeinen CVE-Rauschen unter – die Kanzlei erfährt nichts und bleibt monatelang verwundbar.

Genau hier setzt eine gezielte Schwachstellenüberwachung für Fachsoftware an.

5. Fünf sofort umsetzbare Maßnahmen für Ihre Kanzlei

Auch ohne großes Projekt können Sie heute beginnen, die Cybersicherheit Ihrer Kanzlei spürbar zu erhöhen:

Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren
Für Microsoft-365, Remote-Zugänge, beA-Zugänge (wo möglich) und andere zentrale Dienste.
Passwort- und Zugriffsregeln festlegen
Keine Passwort-Wiederverwendung, Einsatz von Passwortmanagern, klare Rollen- und Rechtekonzepte (Sekretariat vs. Partner vs. Azubis).
Updates und Patches strukturieren
Verantwortlichkeiten definieren (intern/IT-Dienstleister) und feste Zeitfenster für Updates – insbesondere für Kanzleisoftware, Server und Firewalls.
Backup-Strategie prüfen und testen
Funktioniert die Wiederherstellung einer Testakte wirklich? Gibt es eine vom Netzwerk getrennte Kopie („Offline-Backup“)?
Melden & Reagieren üben
Klare Regel: Verdächtige Mails oder Verhalten sofort intern melden – ohne Schuldzuweisungen. Lieber einmal zu viel als zu wenig.

Diese Schritte reduzieren bereits deutlich das Risiko, dass ein Angreifer das Mandatsgeheimnis per IT-Angriff kompromittiert.

6. Gezielt Schwachstellen im Blick: Aha Radar für Kanzleien

Der größte Stolperstein für kleinere Kanzleien: Es gibt täglich weit über hundert neue bekannte Schwachstellen, aber nur ein Bruchteil davon ist wirklich kritisch für Ihre Umgebung. Klassische Tools oder Newsletter überfluten Sie mit Meldungen, die Sie weder bewerten noch priorisieren können.

Aha Radar wurde genau für dieses Problem in KMU und Kanzleien entwickelt:

6.1 Individuelle Analyse Ihrer Kanzlei-IT

Im ersten Schritt wird Ihre IT-Landschaft strukturiert aufgenommen:

verwendete Kanzleisoftware und Fachanwendungen
Exchange- oder Microsoft-365-Umgebung
relevante Cloud-Dienste (z. B. Kollaborations-Tools, Mandantenportale)
Server, Firewalls, Betriebssysteme und weitere Kernsysteme

Das dauert in der Regel etwa eine Stunde und kann telefonisch oder online erfolgen.

6.2 Intelligente Schwachstellenüberwachung statt CVE-Massenmails

Auf dieser Basis überwacht Aha Radar kontinuierlich alle relevanten Quellen (Herstellermeldungen, CVE-Datenbanken, Sicherheitsforschung):

Filterung nach Kritikalität
Welche Lücken sind grundsätzlich gefährlich (z. B. einfache Ausnutzbarkeit, bereits aktive Angriffe)?
Abgleich mit Ihrer Kanzlei-Umgebung
Betrifft die Lücke Ihre Kanzleisoftware, Ihre M365-Konfiguration oder genutzte Cloud-Dienste überhaupt?
Menschliche, kontextbezogene Bewertung
Ein Experte prüft, wie ernst die konkrete Bedrohung in Ihrer Kanzlei-Situation ist – mit Blick auf Größe, Branche, Schutzmaßnahmen und Mandatsrisiko.
Verständliche Handlungsempfehlungen
Sie erhalten nur relevante Meldungen mit klaren, umsetzbaren Schritten (z. B. „Update Version X bis Datum Y einspielen“, „Konfiguration Z anpassen“), die Sie selbst oder Ihr IT-Dienstleister direkt umsetzen können.

Damit wird aus anonymen „CVE-Nummern“ eine konkrete Hilfe zur Vermeidung von Cyberangriffen auf kleine Dienstleister – inklusive Rechtsanwaltskanzleien.

6.3 Compliance, NIS2 & Cyberversicherung im Blick

Größere Kanzleien oder Einheiten mit besonderer Kritikalität müssen zunehmend systematisches Schwachstellenmanagement nachweisen (z. B. im Rahmen von NIS2, Branchenvorgaben oder Cyberversicherungen). Aha Radar unterstützt Sie dabei durch:

dokumentierte Prozesse zur Schwachstellenidentifikation
nachvollziehbare Risikobewertung und Priorisierung
protokollierte Meldungen und Maßnahmenempfehlungen, auditfähig aufbereitet

So können Sie gegenüber Mandanten, Versicherern und Aufsichtsstellen belegen, dass Sie IT-Risiken nicht dem Zufall überlassen.

7. Mitarbeiter als Schutzschild: Aha Kompass für Kanzleien

Technische Maßnahmen reichen nicht aus: Rund 80 % aller erfolgreichen Cyberangriffe beginnen mit einem menschlichen Fehler. Gerade in Kanzleien sind Sekretariat, Fachangestellte und Mitarbeitende im Homeoffice zentrale Zielgruppen für Phishing und Social Engineering.

Aha Kompass ist das modulare Awareness-Programm von Aha-Check und speziell auf IT-Laien und regulierte Dienstleister zugeschnitten.

Typische Inhalte für Rechtsanwaltskanzleien:

Phishing & Social Engineering mit Kanzlei-Bezug
Erkennen von gefälschten Gerichts- oder Behördenmails, „Mandanten“-Anfragen oder CEO-Fraud-Versuchen.
Sicherer Umgang mit Mandatsdaten
Was bedeutet Mandatsgeheimnis in der IT-Praxis? Wie werden Akten im Homeoffice, auf Laptops oder Mobilgeräten richtig geschützt?
Mobile & Cloud-Sicherheit
Sicherer Zugriff auf digitale Akten über VPN oder Cloud-Dienste, Umgang mit Freigaben und geteilten Links, Risiken von Schatten-IT.
Melden & Reagieren
„Stoppen – Checken – Melden“ als einfache, einprägsame Regel. Was tun, wenn doch einmal ein falscher Link geklickt wurde?

Die Schulungen sind praxisnah, interaktiv und ohne Fachchinesisch aufgebaut – als Online-Session, vor Ort oder hybrid. Ziel ist eine gelebte Sicherheitskultur, in der jede Person im Team weiß, wie sie zum Schutz von Mandatsgeheimnis und Kanzleiverfügbarkeit beitragen kann.

8. Fazit: Vertraulichkeit sichern, Aufwand begrenzen

IT-Sicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei bedeutet nicht, dass Sie von heute auf morgen zum IT-Experten werden müssen. Entscheidend ist:

Sie kennen Ihre wesentlichen Risiken (Mandatsgeheimnis, DSGVO, Betriebsunterbrechung).
Sie etablieren überschaubare, aber wirksame Maßnahmen – technisch und organisatorisch.
Sie setzen auf gezielte Schwachstellenüberwachung statt Informationsflut.
Sie machen Ihre Mitarbeitenden mit verständlichen Schulungen zur ersten Verteidigungslinie.

Mit Aha Radar und Aha Kompass erhalten Sie genau diese Kombination:
menschlich bewertete Schwachstellenmeldungen für Ihre konkrete Kanzlei-IT und praxisnahe Awareness-Schulungen, die auch ohne IT-Vorkenntnisse funktionieren.

Wenn Sie prüfen möchten, wo Ihre Kanzlei aktuell steht und welche Schritte sinnvoll sind, ist ein kurzes, unverbindliches Erstgespräch ein guter Startpunkt – ganz ohne Fachchinesisch, aber mit klarem Blick auf Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer Kanzlei.

FAQ: Häufige Fragen zur IT-Sicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei

Warum sind kleinere Kanzleien ein beliebtes Ziel für Cyberangriffe?

Weil sie viel zu verlieren haben (Mandatsdaten, Reputation), aber oft keine eigene IT-Sicherheitsabteilung. Für Angreifer ist das eine attraktive Kombination: hoher Erpressungsdruck, vergleichsweise schwache Abwehr und oft schnelle Zahlungsbereitschaft.

Reicht unser IT-Dienstleister nicht aus?

Ihr IT-Dienstleister ist ein wichtiger Partner für Betrieb und Verfügbarkeit Ihrer Systeme. Cybersicherheit umfasst darüber hinaus aber Themen wie strukturiertes Schwachstellenmanagement, menschliche Bewertung neuer Lücken, Compliance-Dokumentation und Awareness-Schulungen. Diese Leistungen müssen explizit vereinbart oder durch spezialisierte Services wie Aha Radar und Aha Kompass ergänzt werden.

Was bringt uns Schwachstellenüberwachung konkret?

Statt hunderte allgemeine IT-Sicherheitsmeldungen zu erhalten, bekommen Sie nur Hinweise zu Schwachstellen, die Ihre Kanzlei tatsächlich betreffen – mit klar priorisierten Handlungsempfehlungen. Das spart Zeit, reduziert Risiko und schafft Nachweise für Mandanten, Versicherer und ggf. NIS2-/Compliance-Anforderungen.

Wie aufwendig sind Awareness-Schulungen für unser Team?

Mit Aha Kompass lassen sich Schulungen so planen, dass sie den Kanzleialltag wenig stören – z. B. als kompakte Online-Impulssessions oder halbtägige Workshops. Die Inhalte sind speziell für IT-Laien gestaltet und orientieren sich an realen Situationen aus dem Kanzleialltag, nicht an technischen Details.